一级行政助理，需求回应行动

你要做什么

·为副总裁提供行政支持, 董事, 管理人员, 和员工包括日程/日历管理, 屏幕, 处理电话通讯, 直接邮件, 订购办公用品, 适当地解决行政问题和咨询.

·协助处理客户咨询，并将问题提交给适当的人员进行调查和解决.

· Serve as initial point of contact for all matters pertaining to Demand Response and Innovative Mobility; independently research, 优先考虑, 并跟进多个即将到来的问题, 并向部门提出了关切, 代表CapMetro, 包括敏感和/或机密性质的信息.

·使用独立的专业判断来确定适当的行动方案, 推荐, 和/或代表副总裁和部门人员作出回应.

·代表部门担任Oracle财务管理系统超级用户. 接收和委托部门的所有事项, 通过工作流程跟踪项目，确保及时完成.

·管理部门的系统申请单，确保准确性和及时性.

·协调员工会议并根据需要准备会议纪要. 保存会议记录、录音和文字记录.

·支持部门年度资金和运营预算的编制和月度差异报告. 调查差异并为部门支出提供合理的备份.

·协助识别, 研究, 协调解决与项目预算相关的复杂技术问题, 财务软件, 供应商付款, 费用报告, 检查请求, 根据需要为员工和其他部门报销里程数和p卡报告等事项.

·根据部门员工和管理层的要求，生成与采购相关的特别报告，并根据申请单生成详细交易和汇总级别的报告, 采购订单, 合同, 和/或部门.

·审核文件签字，协调完成机构内多个部门的审批工作(1).e., 任务订单, 项目, 执行备忘录, p-card请求, 检查请求, 及其他授权开支).

·执行最终评审, 并在软件中输入董事会议程项目草案, 确保质量委员会议程包的规定, 确保遵守部门的最后期限, 董事会和/或董事会委员会会议.

·协调与新员工相关的活动，包括面试安排, 新员工培训项目, 跟进新员工和其他部门，确保完成所需的软件安装和设备.

·与代理项目管理系统互动，了解项目分配.

·完成要求和/或分配的其他职责.

你带来了什么

工商管理、行政服务或相关专业本科以上学历优先. 相关工作经验将代替一年一年的教育.

·五(5)年一般行政/文书工作经验.

·有丰富的行政支持经验者优先.

·熟练使用微软办公软件, 杂技演员, 有使用电子邮件的经验, 日历程序, 在Windows环境下的机构软件包, 以及社交媒体网络平台.

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